Messuille valmistautuminen: asiakaskontaktointi ja tapaamisten sopiminen

100 Solutions auttaa yrityksiä valmistautumaan messuille kontaktoimalla potentiaaliset asiakkaat ja sopimalla myyntitapaamiset etukäteen. Palvelu sopii sekä Suomessa että ulkomailla järjestettäville B2B-messuille.

Messuosasto on varattu, esittelymateriaalit työn alla ja tiimin matkat suunniteltu. Mutta keitä messuilla on tarkoitus tavata, ja tietävätkö tärkeimmät potentiaaliset asiakkaat, että yrityksenne on paikalla?

Messuille osallistuminen vaatii aikaa, rahaa ja valmistelua. Messujen myyntityö kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Systemaattinen ennakkokontaktointi auttaa rakentamaan tapaamiskalenteria, tunnistamaan kiinnostavia asiakkaita ja valmistelemaan keskusteluja etukäteen.

Messuvieras voi tutustua tapahtumassa kymmeniin yrityksiin. Henkilökohtainen yhteydenotto auttaa häntä ymmärtämään, miksi juuri teidän kanssanne kannattaisi keskustella.

Hyvä ennakkokontaktointi lähtee asiakkaan tilanteesta. Mitä hänen yrityksensä tarvitsee? Mitä teillä on siihen tarjota? Onko messuilla esillä ratkaisu, tuote tai asiantuntija, jonka tapaamisesta hän voisi hyötyä?

Kun keskustelulle löytyy selkeä tarkoitus, voidaan sopia tapaamisaika. Samalla molemmat osapuolet saavat mahdollisuuden valmistautua.

100 Solutions suunnittelee ennakkokontaktoinnin yhdessä yrityksenne kanssa. Sovimme kohderyhmän, yhteydenoton ydinsanoman ja sen, millaisia tapaamisia tavoitellaan.

Palveluun kuuluu:

• Kohdeyritysten ja tavoiteltavien henkilöiden määrittely yhdessä asiakkaan kanssa.

• Puhelumallin ja tarvittavien jatkoviestien valmistelu.

• Valittujen kontaktien henkilökohtainen kontaktointi.

• Kiinnostuksen ja messuille osallistumisen selvittäminen.

• Sovittujen tapaamisten järjestäminen messuille tai muuhun ajankohtaan.

• Keskustelujen taustatietojen, kiinnostuneiden kontaktien ja jatkotoimenpiteiden raportointi.

Kohderyhmänä voivat olla uudet asiakkaat, nykyasiakkaat, jälleenmyyjät tai muut yhteistyökumppanit. Kontaktoinnin kieli ja toteutus sovitaan kohdemarkkinan mukaan.

Teollisuusyritys on osallistumassa kansainvälisille messuille. Sillä on selkeä teema ja rajattu joukko potentiaalisia asiakasyrityksiä, joiden kanssa se haluaa avata keskustelun.

Ensin määritellään tavoiteltavat henkilöt ja se, miksi heidän kannattaa tavata yrityksen edustajat. Sen jälkeen kontaktit käydään järjestelmällisesti läpi: selvitetään kiinnostus, kysytään messuille osallistumisesta ja ehdotetaan tapaamista.

Kiinnostuneiden kanssa sovitaan tapaamisajat. Messutiimille välitetään tieto siitä, ketä ollaan tapaamassa, mistä on jo keskusteltu ja mikä asiakasta kiinnostaa. Näin keskustelua voidaan jatkaa messuilla siitä, mihin ennakkoyhteydenotossa jäätiin.

Esimerkki havainnollistaa palvelun toteutusta eikä kuvaa yksittäistä toteutunutta asiakasprojektia.

Kiinnostus yrityksen ratkaisuun ei riipu siitä, osallistuuko asiakas tapahtumaan.

Jos keskustelulle löytyy tarve mutta messuille lähteminen ei ole ajankohtaista, voidaan sopia Teams-tapaaminen tai muu myyntitapaaminen ennen messuja tai niiden jälkeen.

Messut tarjoavat luontevan syyn yhteydenotolle. Samalla voidaan avata kaupallisia keskusteluja myös niiden asiakkaiden kanssa, joita ei tavata messuosastolla.

Sovitut tapaamiset tuovat rakennetta messupäiviin. Kun asiakkaan kiinnostus on tiedossa etukäteen, tapaamiseen voidaan valita oikeat asiantuntijat ja valmistella sopivat materiaalit tai tuote-esittelyt.

Ennakkokontaktointi tuottaa myös tietoa jatkotyöhön. Kuka on kiinnostunut mutta haluaa palata asiaan myöhemmin? Kenelle kannattaa lähettää lisätietoa? Millaisia tarpeita kohderyhmässä nousi esiin?

Kun havainnot ja jatkotoimenpiteet kirjataan, messujen jälkeen on helpompi jatkaa asiakastyötä.